PDPA สำหรับร้านเช่า เก็บบัตรประชาชนลูกค้าได้ไหม ต้องทำอะไรบ้าง

ร้านเช่ามักเก็บชื่อ เบอร์ ที่อยู่ และบางร้านเก็บสำเนาบัตรประชาชนเป็นหลักประกัน ข้อมูลเหล่านี้อยู่ภายใต้ PDPA ร้านจึงควรรู้หลักพื้นฐานว่าเก็บเท่าไหร่ เก็บที่ไหน และเก็บนานแค่ไหน

1. เก็บเท่าที่จำเป็น

ถามตัวเองว่าข้อมูลแต่ละอย่างใช้ทำอะไร ถ้าชื่อกับเบอร์โทรพอสำหรับติดต่อ ก็ไม่ต้องขอสำเนาบัตร ถ้าจำเป็นต้องเก็บเอกสาร ให้เก็บเท่าที่ใช้จริง

2. บอกลูกค้าให้ชัด

แจ้งลูกค้าว่าเก็บข้อมูลอะไร เพื่ออะไร และเก็บนานแค่ไหน อาจเป็นข้อความสั้นๆ ในหน้าจองหรือสัญญาเช่า และมีหน้านโยบายความเป็นส่วนตัวให้เปิดอ่านได้

3. เก็บอย่างปลอดภัย

• ไม่ส่งสำเนาบัตรต่อในกลุ่มแชท
• เก็บในที่ที่เข้าถึงได้เฉพาะผู้ดูแล
• แยกสิทธิ์พนักงานตามหน้าที่
• ใช้รหัสผ่านแยกของแต่ละคน

4. ลบเมื่อพ้นระยะ

กำหนดระยะเก็บที่ชัด เช่น หลังคืนของและคืนมัดจำเรียบร้อยแล้ว และลบหรือทำลายเอกสารเมื่อพ้นระยะ

5. ตัวอย่างข้อควรระวังในร้านเล็ก

ร้านเล็กมักเก็บรูปบัตรในมือถือส่วนตัวหรือกลุ่มไลน์ร้าน ควรย้ายไปที่ที่ควบคุมการเข้าถึงได้ และลบรูปในแชทที่ไม่จำเป็นต้องเก็บ

คำถามที่พบบ่อย